Vorgänge noch schneller abschließen? Unsere Optimierungen rund um das Beraterformular

Vielleicht kennst Du Fastdocs ja schon und weißt, dass Kanzleien mit Fastdocs deutlich weniger Aufwand im Prozess der Personalstammdatenerfassung haben.

Aber jetzt soll es noch einfacher gehen?

Stell Dir vor, Du öffnest einen Vorgang und bist in wenigen Klicks durch.

Ohne Zwischenstopps und kein “wo war noch mal die Nummer?“.

Unsere Änderungen im Beraterformular sorgen künftig für einen noch runderen Prozess!

Was erwartet mich?

Wir haben den Prozess für Sachbearbeiter gezielt optimiert, damit Du noch schneller und übersichtlicher ans Ziel kommst.

Zukünftig profitierst Du von:

• einem noch reibungsloseren Einstieg ins Formular
• einer deutlich vereinfachten Unternehmenseingabe
• einer direkten Bestätigung und Weiterleitung zum Vorgang

Der Login – Einstieg ins Formular

Aktuell gelangt der Sachbearbeiter in der Benachrichtigungs-Mail über den Button „Unternehmensdaten hinterlegen“ direkt ins Beraterformular, ganz ohne Login oder Authentifizierung.

Zukünftig führt derselbe Klick zunächst zu einem neuen Login-Schritt. Hier kannst Du Dich einmalig über einen Magic-Login Link einloggen. Das Verfahren dürfte Dir allerdings bekannt sein, da Du ihn schon einmal zum Einloggen in der Steuerzentrale genutzt hast.

Die bisherige Checkbox „Angemeldet bleiben“ entfällt. Die Anmeldung bleibt automatisch aktiv, sodass Du Dich nicht bei jedem Vorgang erneut einloggen musst.

Unternehmen auswählen statt Nummern abtippen

Aktuell werden die Berater- und Mandantennummer vom Sachbearbeiter manuell in zwei separate Felder eingetragen. Beide Nummern müssen bekannt sein und korrekt eingegeben werden.

Um hier Zeit einzusparen werden wir diese beiden Felder zusammenführen und daraus das Feld „Unternehmen” erstellen.

• Mithilfe eines Autocomplete-Dropdowns lässt sich schnell das richtige Unternehmen finden. Ohne weitere Zwischenschritte.
• Nachdem ein Unternehmen ausgewählt wurde, füllt sich der Unternehmensname, sowie die Mandanten- und Beraternummer automatisch aus.

Das spart Dir Tipparbeit und reduziert gleichzeitig typische Fehlerquellen.

Und wenn das Unternehmen noch nicht angelegt wurde?

Dann erscheint im Dropdown die Option „Neu“. Damit lässt sich direkt vor Ort ein neues Unternehmen anlegen, ohne das Formular verlassen zu müssen.

Die übrigen Felder im Formular (Personalnummer, Tätigkeitsschlüssel, Importdatei) bleiben wie bisher. Im Minijob-Formular nutzt Du das Feld „Betriebsnummer“ weiterhin wie gewohnt. Es steht künftig direkt unter dem neuen Unternehmensfeld.

Abschluss des Vorgangs und weitere Navigation

Aktuell gibt es nach dem Fertigstellen des Beraterformulars keine direkte Weiterleitung zum Vorgang.

Schon bald bekommst Du direkt nach dem Abschluss eine klare Erfolgsmeldung („Dem Unternehmen wurde der Vorgang zugeordnet“). Über den Button „Vorgang anzeigen“ springst Du anschließend direkt in die Steuerzentrale zur Status- und Detailseite. So siehst Du sofort: Alles hat geklappt, und Du kannst direkt weitermachen.

Welche Vorteile habe ich davon?

Du sparst im Alltag spürbar mehr Zeit, und der Prozess wird deutlich entspannter.

• Du loggst Dich einmal ein. Danach bleibst Du automatisch angemeldet.
• Du findest das richtige Unternehmen sofort über die Suche.
• Du musst Dir keine Nummern mehr merken oder abtippen.
• Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Tippfehler und eine noch geringere Fehlerquote.
• Nach dem Abschluss bekommst Du eine Bestätigung und landest per Direktlink sofort beim Vorgang.

So lassen sich Vorgänge noch schneller abschließen und Du kannst direkt weiterarbeiten.

Wenn Du noch Fragen haben solltest, melde Dich gerne bei unserem Support.