Lohnabrechnung online: Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Am Ende des Monats erhält jeder Angestellte sie: die Entgeltabrechnung, ein Dokument, das viele noch in Papierform kennen. Seit einigen Jahren geht Trend ganz klar zur digitalen Form. Welche Vorteile bietet sie sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer? In diesem Beitrag fassen wir das Wichtigste zusammen.

Digitale Lohnabrechnung: Status quo

Es ist längst Standard, dass Lohn und Gehalt digital direkt auf das Bankkonto der Beschäftigten überwiesen werden. Bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen hinkt die Digitalisierung jedoch noch etwas hinterher. Monatlich werden immer noch viele Verdienstabrechnungen gedruckt, in Umschläge gesteckt und per Post verschickt. Dies bringt erhebliche Kosten für die Unternehmen mit sich: angefangen bei den Ausgaben für Papier, über Druck- und Portokosten bis hin zum Zeitaufwand. Schnell summieren sich die Kosten auf 2-3 Euro oder mehr pro Gehaltsabrechnung.

Jedoch zeigt sich ein klarer Trend hin zur digitalen Lohnabrechnung, wie die DATEV verdeutlicht. Im Jahr 2022 überstieg die Zahl der Arbeitnehmer, die ihre Lohnabrechnung über das Portal DATEV Arbeitnehmer online erhielten, erstmals die Marke von drei Millionen. Im Jahr 2021 lag diese Zahl noch bei zwei Millionen.

Ist die digitale Lohnabrechnung Pflicht?

Ob die Gehaltsabrechnung digital oder in Papierform ausgestellt werden muss, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Dadurch gibt es per se keine Pflicht zur digitalen Ausstellung, aber auch kein pauschales Recht auf die papierbasierte Version.

Laut der Gewerbeordnung (§ 108 GewO) sind Arbeitgeber jedoch verpflichtet, ihren Arbeitnehmern eine Lohnabrechnung in Textform zu erstellen. Darin heißt es: „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.“

Wie die Textform beschaffen sein muss, ist im § 126b BGB definiert. Es muss „eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.“ Ein dauerhafter Datenträger darf ein digitales Medium sein, solange „es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.“ Eine qualifizierte Signatur nach § 126a BGB darf in der elektronischen Form auch nicht fehlen.

Aber Vorsicht: Die bloße Zurverfügungstellung einer digitalen Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber reicht für ein „Erteilen“ nicht aus. Der Arbeitgeber muss die schriftliche Einwilligung des Arbeitnehmers einholen und zudem den Zugang zum Abrufen der Abrechnungen nach § 130 BGB sicherstellen.

Welche Vorteile bietet die Digitalisierung der Lohnabrechnung?

Effizienz und Kostenersparnis: Die digitale Zustellung ist deutlich effizienter als der klassische Postversand. Durch automatisierte papierlose Prozesse schrumpft der Aufwand für die Personalverantwortlichen und die Arbeitnehmer erhalten ihre Gehaltsabrechnung viel schneller. Das spart Arbeitgebern natürlich auch Kosten für Porto, Material und Personal- sowie Verwaltungsaufwand.

Verbesserte Zugänglichkeit und Transparenz: Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen und haben klaren Einblick in die Bestandteilen, aus denen sich ihr Lohn bzw. Gehalt zusammensetzt. Das erhöht die Transparenz, den Komfort und damit die Zufriedenheit. Alle Gehaltsdaten sind zentral gespeichert und leicht durchsuchbar. Dafür ist lediglich eine stabile Internetverbindung erforderlich.

Datensicherheit: Digitale Lösungen verwenden moderne Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass Gehaltsdaten während der Übertragung und Speicherung geschützt sind. Dies minimiert das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl im Vergleich zu physischen Dokumenten. Zudem ermöglichen sie den Zugang nur autorisierten Personen, was die Sicherheit der Daten weiter erhöht. Regelmäßige Backups und die Möglichkeit, Zugriffe und Änderungen zu protokollieren, tragen ebenfalls dazu bei, die Integrität und Vertraulichkeit der Gehaltsdaten zu gewährleisten. Dies entspricht den Anforderungen der DSGVO und des BDSG, die besonderen Schutz für personenbezogene Daten vorschreiben.

Wie gelingt die Umstellung auf die digitale Lohnabrechnung?

Die Umstellung auf die digitale Entgeltabrechnung kann durch ein systematisches Vorgehen und den Einsatz geeigneter Technologien erreicht werden. Voraussetzung ist ein digitales, personalisiertes Postfach für die Mitarbeiter. Dieses dient als sicherer Ort für den Empfang der elektronischen Gehaltsabrechnungen. Wenn das Unternehmen bereits eine HR-Software nutzt, kann die Zustellung der Abrechnungen je nach Anbieter direkt darüber erfolgen.

Beispielsweise bietet Fastdocs Crew die Möglichkeit, Lohndokumente über eingerichtete Schnittstellen zu DATEV und Steuerberatungskanzleien direkt in die Dokumentenablage

im Tool zu importieren. Daraus ergibt sich ein weiterer Pluspunkt von Personalsoftware als Postfach für Lohndokumente: die Stammdaten des Unternehmens und der Mitarbeiter nur einmalig erfasst werden müssen, was den Aufwand für die Datenpflege erheblich reduziert.

Um den Umstellungsprozess reibungslos zu gestalten, sollten Unternehmen ihre bestehenden Lohnabrechnungsprozesse analysieren. Sind bereits bestimmte Prozesse digitalisiert, lässt sich eine digitale Lösung meist unkompliziert in die bestehende IT-Umgebung integrieren. Folgende Fragen sind hilfreich:

• Werden Dokumente bereits digital erstellt und aufbewahrt? Wie groß ist ihr Anteil?

• Werden sie trotz digitaler Verfügbarkeit ausgedruckt und wenn ja, warum?

• Wird mit manuell angelegten Listen wie Excel-Tabellen gearbeitet? Wenn ja, woher kommen die Daten?

• Ist es möglich, diese in moderne Buchhaltungssoftware zu integrieren?

Nach der Analyse können Optimierungspotenziale identifiziert und die Implementierung der digitalen Lohnabrechnung angegangen werden.

Warum profitieren besonders Kleinunternehmen?

Der Mangel an Fachkräften erschwert die Bewältigung der komplexen Anforderungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Nicht selten muss die Lohnbuchhaltung ausgelagert werden, was vor allem für kleine Unternehmen eine Budgetbelastung darstellt. Digitale Lohnabrechnungssysteme sind daher eine kostengünstige Outsourcing-Alternative zu Lohnbüros. Sie sind benutzerfreundlich und werden regelmäßig an die neuesten gesetzlichen Anforderungen angepasst, was die Einhaltung der Vorschriften erleichtert.

Schließlich trägt die Implementierung der digitalen Lohnabrechnung zur Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens bei. Dies steigert die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit, schafft ein modernes Arbeitsumfeld und erhöht die Attraktivität des Unternehmens für junge Talente.